Een passie voor alles wat leeft onder water, start hier en nu.

Ontdek de wondere (onderwater)wereld van het duiken samen met ons!

Privacyverklaring

Inleiding

Duikschool Hydra Aalst vzw. hecht heel veel waarde aan jouw privacy en de bescherming van jouw persoonsgegevens.

In deze privacyverklaring willen we heldere en transparante informatie geven over hoe wij omgaan met persoonsgegevens. Wij doen er alles aan om jouw privacy te waarborgen en gaan daarom zorgvuldig om met persoonsgegevens. Duikschool Hydra Aalst vzw. houdt zich in alle gevallen aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming (ook gekend als GDPR, Verordening EU 2016/679).

Dit brengt met zich mee dat wij in ieder geval:

  • jouw persoonsgegevens verwerken in overeenstemming met het doel waarvoor deze zijn verstrekt. Deze doelen en type persoonsgegevens zijn beschreven in deze privacyverklaring;
  • verwerking van jouw persoonsgegevens beperken tot enkel die gegevens welke nodig zijn voor de doeleinden waarvoor ze worden verwerkt;
  • vragen om jouw uitdrukkelijke toestemming als wij deze nodig hebben voor de verwerking van jouw persoonsgegevens;
  • passende technische en organisatorische maatregelen hebben genomen zodat de beveiliging van je persoonsgegevens gewaarborgd is;
  • geen persoonsgegevens doorgeven aan andere partijen, tenzij dit nodig is voor uitvoering van de doeleinden waarvoor ze zijn verstrekt;
  • op de hoogte zijn van jouw rechten als betrokken persoon omtrent jouw persoonsgegevens, je hierop willen attent maken en deze willen respecteren.

Als Duikschool Hydra Aalst vzw. zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring, of in algemene zin, vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

  • Duikschool Hydra Aalst vzw.
  • Zetel: Doriksveld 59 – 9308 AALST (Hofstade)
  • Patrick Costens
  • Telefoon: +32 (0)476 45 80 47
  • E-mailadres: hydra@nelos.be

Deze privacyverklaring is van toepassing op al onze huidige en vroegere leden, deelnemers aan activiteiten, personen die belangstelling tonen of toonden voor onze activiteiten, diensten of producten, klanten en prospecten, leveranciers.

Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

Jouw persoonsgegevens worden door Duikschool Hydra Aalst vzw. verwerkt ten behoeve van de volgende doeleinden en rechtsgronden:

  • Het voeren van ledenadministratie en dienstverlening aan leden (contractuele grond)
  • Het versturen van informatie over onze activiteiten, nieuwsbrieven en uitnodigingen (gerechtvaardigd belang)
  • Het organiseren van de sportieve voorbereiding en opleiding
    • Clubadministratie (gerechtvaardigd belang)
    • Sportieve administratie in het kader van opleidingen, examens, stages,… (contractuele grond)
  • Organiseren van clubevenementen (contractuele grond)
  • Promotie, PR en communicatie waaronder
    • Het beheren van sociale media d.m.v. het publiceren van sfeerfoto’s (gerechtvaardigd belang)
    • Het beheren van sociale media d.m.v. gerichte foto’s (toestemming)
  • Het beheren van de clubwebsite (gerechtvaardigd belang).

Welke gegevens verwerken we?

Wij kunnen de volgende persoonsgegevens van je vragen, opslaan, verzamelen en verwerken voor de bovenstaande doelstellingen (zie 'waarom verwerken wij persoonsgegevens?'):

  • Identificatiegegevens: naam, voornaam
  • Privé-contactgegevens : telefoonnummer, e-mail, woonadres
  • Identiteitsgegevens uitgegeven door overheid : identiteitskaartnummer en rijksregisternummer
  • Persoonlijke kenmerken : geslacht, geboortedatum, geboorteplaats, nationaliteit
  • Duik relevante informatie: eerdere brevetteringen, aantal duiken, duik gerelateerde ongevallen, …
  • Financiële bijzonderheden (o.a. betalingen, rekeningnummer, …)
  • Beeldmateriaal: foto’s, video’s, opnames,… (mits expliciete toestemming)
  • Contactpersoon in geval van nood

We verzamelen enkel persoonsgegevens die je zelf aan ons meedeelt op verschillende manieren (o.a. inschrijvingsformulieren, persoonlijk/telefonisch/e-mail contact,…).

Verstrekking van gegevens aan derden-verwerkers

De gegevens die je aan ons geeft kunnen wij aan derde partijen verstrekken indien dit noodzakelijk is voor uitvoering van de hierboven beschreven doeleinden. Zo maken wij gebruik van een derde partij (verwerker) voor:

  • Het opslaan en verwerken van digitale gegevens in de Cloud;
  • Het verwerken van gegevens in een ledensysteem;
  • Het verzorgen van de internetomgeving (webhosting, mailhosting, nieuwsbrief);
  • Het verzorgen van de (financiële) administratie;
  • Het verzekeren van onze leden, deelnemers en vrijwilligers.

Wij geven geen persoonsgegevens door aan andere verwerkers (externe dienstverleners) dan diegene waarmee we een verwerkersovereenkomst hebben (via contract of aangepaste gebruiksvoorwaarden). We maken met deze partijen ook de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen.

Verstrekking van gegevens aan derden-ontvangers

Wij delen persoonsgegevens met de volgende (externe) partijen:

  • Nelos vzw.
  • Andere clubs
  • Hulpdiensten en medisch personeel
  • Subsidiërende overheden
  • Partners waarmee we in samenwerking activiteiten organiseren (deelnemerslijst wordt uitgewisseld tussen meerdere organisatoren)

Met deze partijen (derden-ontvangers) maken wij de nodige afspraken om de beveiliging van jouw persoonsgegevens te waarborgen en ervoor te zorgen dat jouw gegevens vertrouwelijk worden behandeld.

Verder zullen wij de verstrekte gegevens niet aan derden doorgeven (tenzij dit wettelijk verplicht en/of toegestaan is, zoals bv. in het kader van een politioneel of gerechtelijk onderzoek).

Op geen enkel moment verkopen of verhuren wij jouw persoonsgegevens aan derde partijen. Wij geven jouw contactgegevens ook nooit door aan derden voor commerciële doeleinden.

Tevens kunnen wij persoonsgegevens delen met derden indien je ons hier toestemming voor geeft. Deze toestemming kan te allen tijden ingetrokken worden, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking voor de intrekking daarvan.

Minderjarigen

Wij verwerken alleen persoonsgegevens van personen jonger dan 18 jaar indien daarvoor toestemming is gegevens door de ouder(s) of wettelijk vertegenwoordiger.

Bewaartermijn

Duikschool Hydra Aalst vzw. geeft de persoonsgegevens door aan de Nelos vzw. De federatie controleert de gegevens en is op zichzelf een gegevensverwerker.

De inschrijvingsformulieren en de formulieren die dienen ter controle van de (persoons)gegevens worden door de ledenadministratie bewaard in mappen die zich in een gesloten kast bevinden op de hoofdzetel. Wanneer de nieuwe inschrijvingsformulieren (tijdens de start van het nieuwe duikjaar) verwerkt zijn door de ledenadministrator worden de documenten van de vorige periode vernietigd met een papierversnipperaar. Van ieder document wordt een digitale versie bewaart in het digitale archief en dit niet langer dan drie kalenderjaren.

De gegevens die in het Hydra webportaal zijn opgenomen verdwijnen automatisch uit het systeem en van de servers wanneer er minstens drie jaar niets gedaan werd met het profiel van het clublid.

Beveiliging van de gegevens

Volgende passende technische en organisatorische maatregelen zijn genomen om persoonsgegevens te beschermen tegen onrechtmatige verwerking:

  • alle personen die namens Duikschool Hydra Aalst vzw. van jouw gegevens kennis kunnen nemen, zijn gehouden aan geheimhouding daarvan;
  • alle personen die namens Duikschool Hydra Aalst vzw. jouw gegevens verwerken zijn gehouden aan een afsprakenovereenkomst die opgenomen werd in het Intern Reglement;
  • Duikschool Hydra Aalst vzw. hanteert een gebruikersnaam en wachtwoordbeleid op al haar digitale systemen;
  • het Hydra webportaal maakt back-ups van de persoonsgegevens om deze te kunnen herstellen bij fysieke of technische incidenten, deze gegevens worden opgeslagen op servers Duikschool Hydra Aalst vzw. De servers worden sterk beveiligd;
  • Duikschool Hydra Aalst vzw test en evalueert regelmatig haar maatregelen;
  • de medewerkers van Duikschool Hydra Aalst vzw zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens.

Jouw rechten omtrent jouw gegevens

Iedere natuurlijke persoon heeft in verband met de verwerking van persoonsgegevens, die op hem/haar betrekking hebben, recht op bescherming van zijn/haar fundamentele rechten en vrijheden, inzonderheid op bescherming van zijn persoonlijke levenssfeer.

Recht op inzage, overdraagbaarheid en rechtzetting

De kwaliteit en accuraatheid van jouw persoonsgegevens zijn zeer belangrijk voor Duikschool Hydra Aalst vzw.

Uiteraard heb je als drager van jouw persoonsgegevens het recht om op jouw toestemming terug te komen, wijzigingen aan te (laten) brengen of een inkijk te nemen in jouw geregistreerde gegevens binnen de federatie. Jij als drager blijft namelijk altijd eigenaar van jouw gegevens.

Je hebt recht op inzage en recht op correctie of verwijdering van de persoonsgegeven welke Duikschool Hydra Aalst vzw. van jou ontvangen heeft, met alle mogelijke daaraan verbonden gevolgen. Visuele controle van een officieel stuk of document kan steeds gebeuren na afspraak. Daartoe stuur je een email naar hydra@nelos.be.

Ook heb je het recht om de door jou verstrekte gegevens door ons te laten overdragen aan jezelf of in opdracht van jou, direct aan een andere partij. Wij kunnen jou vragen om je te legitimeren voordat wij gehoor kunnen geven aan voornoemde verzoeken.

Recht op verwijdering van jouw gegevens

Iedereen heeft het recht om onvolledige, foutieve, ongepaste en/of verouderde persoonsgegevens te laten verwijderen of aanpassen. Daartoe stuur je een e-mail naar hydra@nelos.be.

Duikschool Hydra Aalst vzw. behoudt steeds het recht om te bepalen of jouw verzoek gerechtvaardigd is. Hou er bovendien rekening mee dat Duikschool Hydra Aalst vzw., afhankelijk van jouw verzoek, sommige diensten niet meer kan aanbieden. Zo moeten wij bepaalde persoonsgegevens kunnen verwerken en gebruiken indien je wenst deel te nemen aan de verschillende clubevenementen, opleidingen en examens. Bovendien moeten wij ons aan enkele wettelijke bewaartermijnen houden, waardoor we jouw verzoek tot verwijdering niet steeds kunnen inwilligen.

Om jouw gegevens up-to-date te houden, verzoeken wij jou hoe dan ook om ons elke wijziging per e-mail te melden via hydra@nelos.be, zoals nieuwe contactgegevens.

Klachten

Mocht je een klacht of opmerking hebben in het kader van de verwerking van jouw persoonsgegevens en de toepassing van de GDPR dan vragen wij jou hierover contact met ons op te willen nemen via mail naar hydra@nelos.be.

Een klacht kan ook worden ingediend bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA). De GBA is de vroegere Privacy Commissie, de toezichthoudende autoriteit in België op het gebied van bescherming van de privacy. Jij kan de GBA contacteren via Drukpersstraat 35 te 1000 Brussel of via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.

Wijziging privacyverklaring

Duikschool Hydra Aalst vzw. kan de privacyverklaring steeds wijzigen. De laatste wijziging gebeurde op 26 juni 2023.

Contact

Als Duikschool Hydra Aalst vzw. zijn wij verantwoordelijk voor de verwerking van jouw persoonsgegevens. Indien je na het doornemen van onze privacyverklaring vragen hebt hierover of contact met ons wenst op te nemen kan dit via onderstaande contactgegevens:

  • Duikschool Hydra Aalst vzw.
  • Zetel: Doriksveld 59 – 9308 AALST (Hofstade)
  • Patrick Costens
  • Telefoon: +32 (0)476 45 80 47
  • E-mailadres: hydra@nelos.be